VĂN PHÒNG ẢO

VĂN PHÒNG ẢO

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế; Du nhập vào Việt Nam năm 2006 (theo vneconomy.vn, 2011) dịch vụ này đã sớm cập nhật những dịch vụ mới để hình thành dịch vụ VĂN PHÒNG CHIA SẺ và sau đỉnh điểm phát triển năm 2011, dịch vụ này đã phát triển thêm dịch vụ VĂN PHÒNG GIAO DỊCH hay còn gọi là VĂN PHÒNG ẢO.

Với văn phòng ảo, các công ty (thường là các công ty mới thành lập, hay các cá nhân, tổ chức chuẩn bị thành lập công ty) đi thuê địa chỉ mở công ty hoặc thuê địa chỉ mở chi nhánh/ văn phòng đại diện với giá rất rẻ mà không cần ngồi làm việc tại địa chỉ đó. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo đó để giao dịch tiếp thị đối với khách hàng và đối tác. Tại văn phòng ảo này, bên đi thuê có thể được sử dụng chung đầy đủ các tiện ích, các cơ sở vật chất như một văn phòng thực tế.

Vấn đề được quan tâm là tính pháp lý của văn phòng ảo, hoặc văn phòng ảo có hợp pháp hay không?

Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 (tải xuống) quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”. Pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.

Văn phòng ảo phù hợp với đối tượng nào?

Văn phòng ảo phù hợp với các doanh nghiệp vừa, nhỏ, siêu nhỏ; nhóm khởi nghiệp, công ty đa quốc gia chỉ cần văn phòng đại diện, làm việc ở nhiều nơi khác nhau. Hoặc thậm chí phù hợp với doanh nghiệp lớn muốn mở rộng thị trường ở một địa lý xa xôi mà chưa dám quyết định thuê một văn phòng truyền thống với chi phí đắt đỏ tại các khu vực trung tâm.

Ưu và nhược điểm của văn phòng ảo.

Ưu điểm của văn phòng ảo:

Tiết kiệm chi phí: Đây là ưu điểm được nhiều công ty cân nhắc khi quyết định đi thuê văn phòng ảo. Bạn sẽ không phải bỏ ra một số tiền quá lớn để thuê mặt bằng, đầu tư cho cơ sở vật chất với chi phí chưa đến 500 000đ cho một tháng sử dụng bạn có:

–  Văn phòng thuộc tòa nhà cao cấp, ngay mặt tiền, ngắn gọn, dễ nhớ;

– Có vị trí sang trọng đặt logo công ty;

– Có lễ tân chuyên nghiệp hỗ trợ nghe điện thoại, nhận thư tín 24/7;

– Có hotline, số fax riêng cho mỗi công ty;

– Có phòng họp riêng cung cấp theo giờ cho mỗi công ty;

– Một địa chỉ đẹp để làm thủ tục thành lập công ty, thành lập chi nhánh…

– Bạn được sử dụng tất cả cơ sở vật chất khi thuê văn phòng ảo giá rẻ như: Bàn ghế, phòng họp, phòng tiếp khách, phòng giám đốc, wifi, máy lạnh, nước uống

Nhược điểm của văn phòng ảo:

Bên cạnh những ưu điểm thì dịch vụ cho thuê văn phòng ảo vẫn tồn tại một số nhược điểm mà các chủ doanh nghiệp cần hết sức chú ý.

– Nội thất trong văn phòng không đáp ứng đủ yêu cầu bạn đặt ra;

– Mất thời gian chuyển thông tin về trụ sở chính của công ty nên việc xử lý các vấn đề từ khách hàng có độ trễ nhất định. Việc sử dụng cơ sở vật chất chung sẽ mang lại cho một số bất tiện;

– Phải đặt lịch hẹn hoặc theo một khung thời gian bó buộc nếu bạn muốn hẹn gặp khách hàng hay đối tác cũng là nhược điểm bất tiện của dịch vụ văn phòng ảo. Do có quá nhiều doanh nghiệp trong một tòa nhà văn phòng cho thuê nên lịch hẹn đều được setup vào một khoảng thời gian nhất định, điều này sẽ hạn chế và gây khó khăn trong việc tiếp cận và gặp gỡ khách hàng, đối tác;

– Giá thuê văn phòng ảo sẽ phát sinh thêm các chi phí khi chúng ta sử dụng phòng hội họp hoặc các chi phí ngoài ý;

– Doanh nghiệp chúng ta sẽ không đảm bảo được sự riêng tư và ổn định về vị trí ngồi làm việc dẫn đến nhiều khó khăn cho nhân viên làm việc tại đây.

Có nên chọn dịch vụ văn phòng ảo hay không?

Xét về mặt ưu điểm và nhược điểm thì sẽ có một số doanh nghiệp phù hợp với loại hình dịch vụ văn phòng ảo, một số doanh nghiệp thì không. Nếu doanh nghiệp chúng ta đủ khả năng, đủ ngân sách để thuê văn phòng theo kiểu truyền thống thì chúng ta nên ưu tiên thuê văn phòng truyền thống hơn là văn phòng ảo. Dù văn phòng ảo giúp chúng ta tiết kiệm được nhiều chi phí nhưng bên cạnh đó nó cũng có những nhược điểm chưa khắc phục được như đã nêu trên. Vì thế doanh nghiệp bạn nên xem xét thật kỹ các yếu tố nào cần thiết cho doanh nghiệp mình.

Theo kinh nghiệm của Hi Bay thì trước khi có ý tưởng thành lập công ty/ doanh nghiệp. Bạn nên suy nghĩ kỹ càng về vấn đề có nên chọn dịch vụ văn phòng ảo hay không? Vì khi doanh nghiệp mới thành lập bạn cần tối giản mọi chi phí, nhu cầu về không gian làm việc cũng chưa thực sự cần rộng rãi, cũng chưa đủ khả năng mà trang bị các thiết bị làm việc như máy in, máy fax, máy photo… thì bạn nên sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Những công ty mới thành lập bên lĩnh vực xây dựng, các công ty thành lập mà hầu như không hoạt động tại trụ sở chính, hay không cần thiết phải hoạt động tại trụ sở, quy mô công ty siêu nhỏ thì hoàn toàn nên sử dụng dịch vụ văn phòng ảo bởi vì những ưu điểm nổi bật của văn phòng ảo nêu trên sẽ là bàn đạp tốt để doanh nghiệp có được những khách hàng lớn, làm ăn quốc tế.

Bạn cần thành lập công ty, hãy liên hệ HI BAY để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá ưu đãi nhất
Xem thêm tại: https://hibay.com.vn/dich-vu/phap-ly-doanh-nghiep/thanh-lap-dn-trong-nuoc/dich-vu-thanh-lap-cong-ty-tron-goi-tren-toan-quoc/ 

Quỳnh Như – Phòng Pháp lý