THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Đa số các doanh nghiệp muốn mở rộng mạng lưới và quy mô hoạt động của công ty nhằm xúc tiến hoạt động kinh doanh rộng rãi đến thị trường đã lựa chọn việc thành lập văn phòng đại diện thay vì thành lập chi nhánh hay địa điểm kinh doanh. Vậy để thành lập văn phòng đại diện cần phải đáp ứng những điều kiện gì? Hồ sơ, thủ tục và quy trình để mở văn phòng đại diện là gì? Hãy cùng HI BAY tìm hiểu ở bài viết dưới đây:

I. Đặc điểm của văn phòng đại diện (VPĐD)
– Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, nó không được tự thực hiện các công việc kinh doanh mà chỉ có nhiệm vụ đại diện dưới sự uỷ quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ những lợi ích đó;
– Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các chức năng như giao dịch và tiếp thị;
– Người đứng đầu VPĐD chỉ được ký kết các hợp đồng phục vụ hoạt động cho văn phòng chứ không được ký các hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh;
– Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân vì là một đơn vị phụ thuộc công ty.

II. Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện của công ty
– Doanh nghiệp đó phải có giấy phép đăng ký kinh doanh được cấp theo quy định của pháp luật;
– Tên của VPĐD phải được viết bằng các chữ cái có trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
– Tên của VPĐD phải mang tên của công ty và kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”;
– Văn phòng đại diện phải có địa chỉ trụ sở và trụ sở đó phải tuân theo quy định của pháp luật;
– Người đứng đầu VPĐD của công ty là một cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.

III. Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty
1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty
Để thành lập VPĐD của công ty, cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:
– Thông báo thành lập VPĐD (Phụ lục II-7 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT);
– Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên); Quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên); Quyết định của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần);
– Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên ( đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên); Bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần);
– Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu VPĐD.

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty
Thủ tục thành lập VPĐD của công ty được thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập VPĐD của công ty.
– Thành phần hồ sơ đã nêu ở mục III.1;
– Thông báo được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
– Quyết định được ký bởi Chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên); Chủ tịch hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên); Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần);
– Biên bản họp được ký bởi Chủ tịch hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên); Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) và thư ký cuộc họp.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập VPĐD của công ty.
– Hồ sơ nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở cho VPĐD;
– Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải trả lệ phí công bố thông tin tại đó;
– Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Nhận giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thành lập VPĐD hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD và công bố thông tin của VPĐD.
Bước 4: Những việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện
– Khắc con dấu của VPĐD: Tùy vào nhu cầu hoạt động của công ty mà quyết định việc VPĐD có được sử dụng con dấu hay không;
– Treo biển hiệu tại trụ sở của VPĐD;
– Nộp lệ phí môn bài:
• VPĐD của công ty CÓ phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh thì PHẢI nộp lệ phí môn bài
• VPĐD của công ty KHÔNG phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh thì KHÔNG phải nộp lệ phí môn bài

Quỳnh Như – Phòng pháp lý