HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ

 

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”

Hóa đơn điện tử gồm các loại:

– Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…;

– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2020.

Hóa đơn điện tử được chia thành 2 loại: hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

I. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đối tượng sử dụng:

1. Các tổ chức và doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế, không phân biệt giá trị từng lần;

2. Các hộ, cá nhân kinh doanh:

– Thuộc diện bắt buộc có thực hiện sổ sách kế toán, thường xuyên sử dụng từ 10 lao động trở lên:

+ Lĩnh vực nông, lâm, thủy sản, xây dựng và công nghiệp: Có doanh thu năm trước liền kề đạt 03 (ba) tỷ đồng trở lên.

+ Lĩnh vực thương mại, dịch vụ: Có doanh thu năm trước liền kề đạt 10 (mười) tỷ đồng trở lên.

– Không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Quy trình và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử quốc gia của Tổng cục thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Tải Mẫu số 01 phụ lục Nghị định 119/2018, điền đầy đủ thông thông tin đăng ký theo mẫu.

Bước 3: Trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan thuế nhận được thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của các tổ chức, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến doanh nghiệp, tổ chức theo mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 như hình dưới đây.

Lưu ý: Sau khi đã được chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã, nếu doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử mà còn hóa đơn giấy thì doanh nghiệp được phép sử dụng song song cả hai loại cho đến hết ngày 31/10/2020 theo nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Một số trường hợp mà Cơ quan thuế sẽ không cấp mã:

– Đối tượng đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

– Đối tượng thuộc trường hợp mà Cơ quan thuế xác minh và đã thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

– Đối tượng đã thực hiện thông báo với Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

– Đối tượng đã nhận được thông báo của Cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

– Sử dụng hóa đơn điện tử có mã để bán hàng nhập lậu, hàng giả, hàng cấm, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị phát hiện và thông báo tới Cơ quan thuế;

– Lập hóa đơn điện tử có mã để bán khống hàng hóa, dịch vụ để chiếm đoạt tiền của doanh nhiệp, tổ chức, cá nhân khác bị phát hiện và báo cho Cơ quan thuế;

– Các doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh khi bị Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện và yêu cầu tạm ngừng kinh doanh.

Khi phát hiện Doanh nghiệp đó không đủ điều kiện theo đúng quy định pháp luật thì Doanh nghiệp sẽ bị Cơ quan đăng ký kinh doanh, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng hoạt động kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.

Dựa vào kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế nhận thấy doanh nghiệp thành lập với mục đích mua bán và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật và ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

II. Thủ tục để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế.

1. Đối tượng áp dụng:

Theo Khoản 1, điều 20 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định này truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

– Các doanh nghiệp kinh doanh các lĩnh vực: Xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, nước sạch, tài chính tín dụng, y tế, bảo hiểm, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại.

– Các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với Cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và có thể đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến bên mua và Cơ quan thuế.

Hầu hết các tổ chức kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Cả 2 trường hợp trên đều không phân biệt giá trị từng lần cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn không có mã

Các đối tượng thuộc trường hợp nêu trên truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế để thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp cần lưu ý những điểm gì để phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử?

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để nộp thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu.

– Phải có thiết bị chữ ký số (token)

– Quyết định về việc áp dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

Quyết định về việc áp dụng hoá đơn điện tử làm xong phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)

Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo mẫu. (Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư  số 32) hoặc có thể lập thông báo trong phần mềm HTKK.

Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơn trên HTTK

– Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)

– Nhập các thông tin bắt buộc trong Thông báo phát hành. Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”

Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng sẽ sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

– Hoá đơn mẫu (do nhà cung ứng phần mềm cung cấp)